Funktionalitet, arbejdsopfattelse og konflikt: Tanker om kontorindretning (del 1)
Indledning
Mit skrivebord er både det sted hvor jeg skal performe og levere mit hjerteblod til virksomhedens profitmaksimering og det sted jeg bruger mest tid i løbet af ugen. Jeg har derfor et behov for at føle mig hjemme OG kunne yde en indsats. Og derfor undrer det mig, at kontorindretning ikke har ændret sig siden 1920’erne?
Selvom mange lønmodtagere lever i et vidensamfund, så er opfattelsen af arbejdet og arbejdspladsen stadig den samme som i industrisamfundet. I stedet for at tale om stimulering, motivation og knytte læring vil viden, så handler arbejdsmiljø om at fremstille et produkt, at være effektiv og fjerne forhindringer for at gøre det nemt for den arbejdende.
Arbejdsmiljøtilsynet har en fin og flot mission, der lyder:
”Arbejdstilsynet medvirker til et sikkert, sundt og udviklende arbejdsmiljø”
Og det gør de så ved at fokusere på de største arbejdsmiljømæssige problemer. Fair nok. Arbejdsulykker der resulterer i lemlæstelse og død burde høre fortiden til. For ”sundt” og ”udviklende” arbejdsmiljø indeholder efter min opfattelse også andre psykologiske og filosofiske aspekter. F.eks. er det relevant at spørge hvad der skal til for at medarbejderen bliver dygtigere.
Handler kontorindretning kun om funktionalitet?
Når der tales arbejdsmiljø, så er fokus indeklima såsom larm og temperatur. Det kan også handle om ergonomi og om at have den rette stol og være opmærksom på museskader. Og så er der ”det psykiske arbejdsmiljø”, der vedrører trivsel, mobning og stress for at nævne de store emner.
En god indretning af kontorer tjener flere formål, skriver BAR KONTOR på deres hjemmeside og fortsætter: ”Først og fremmest skal indretningen understøtte de arbejdsfunktioner og samarbejdsformer der foregår på arbejdspladsen, samtidig med at der skal tages hensyn til arbejdsmiljøet.”. Og så har de ellers en række praktiske forslag til indretning. Min tolkning af dette er dog, at hovedformålet for virksomhederne er, at medarbejderen gør tingene hurtigere og mere effektivt.
Men skal det alene handle om funktionalitet? For uanset om jeg vender mig til Videnscenter for Arbejdsmiljø, Arbejdstilsynet eller private rådgivende virksomheder som BAR KONTOR, så er effektivitet, sikkerhed og funktionalitet det eneste der tales om.
I et industrisamfund med samlebåndsarbejde er den tilgang anvendelig. Men i arbejdet med information og tavs såvel som eksplicit viden, er spørgsmålet om arbejdsprocessen mere diffus, omskiftelig og kompleks.
Konflikterne
Der kan være stor forskel på, hvordan to mennesker løser en opgave bedst, samt hvilke forhold, der giver de mest optimale arbejdsbetingelser for den enkelte.
Professionelt
Dit kontor er ikke dit hjem. Men alligevel kan der være et behov for at markere sig selv fagligt eller personligt på det sted, hvor du arbejder. På den ene side er genkendelighed en tryghedsfaktor og for det andet kan det spejlblanke og anonyme smitte af på medarbejderens tilgang til sit arbejde. Der er derfor et behov for at finde den rette balancegang mellem professionelt og hjemligt.
Informationsmængde
På den ene side kan hver eneste afbrydelse siges at dræne videnarbejderen for fornuft og produktivitet.
”Every ringing phone, instant message, flashing email reminder, pile of papers, cluttered sticky notes and phone messages and knick knacks and memo posted on the wall — each of these things slows you down, wastes your time and energy, and stresses you out.”
Citat fra: http://cheerfulliving.com/2008/12/10-steps-to-a-zen-like-working-environment/
På den anden side er kontinuerlig interaktion med information og social kontakt med mennesker en kilde til glæde og kreativitet. Jeg vil mene, at håndtering af komplekse sammenhænge og evnen til at filtrere er en nødvendig evne i dagens arbejdsliv.
DR har et godt tema om ”Fremtidens arbejde”. Afsnit 2 har jeg set med stor interesse i forhold til ovenstående problemstilling.
Organisationsform
På hjemmesiden fremtidenskontor.dk skriver de, at indretningen skal understøtte organisationen for at undgå konflikter i arbejdsprocesserne.
”Det kan f.eks. være hvis virksomhedens organisationsform og teknologi bygger på høj grad af samarbejde og videndeling, samtidig med at den fysisk er opbygget med cellekontorer. Det vil give problemer med at opnå den fleksibilitet og mobilitet der skal til for at skabe en god vidensdeling.
Det modsatte er imidlertid også ofte et problem. Hvis virksomheden dybest set værdsætter det individuelle arbejde og samtidig har storrumskontorer, vil indretningen skabe utilfredshed hos medarbejderne. De vil naturligt nok ikke se værdien af den bedre mulighed for samarbejde og vidensdeling, men f.eks. føle sig plaget af støj og overvågning.”
Citat fra http://www.fremtidenskontor.dk/Mennesker/Organisationsformer/Organisationsform_og_indretning.aspx
Ændringer i opfattelsen af arbejde
Eva Bjerrum, der forsker i “nye arbejdsmåder” på Århus Universitet, opfordrer til at arbejdsopfattelsen forandres. I en undersøgelse af et reklame bureau, en IT virksomhed og et advokatkontor var uformelle møder, emails, telefonopkald og snak mellem kollegaer ikke en del af ”det rigtige arbejde”. Det rigtige arbejde handlede om fordybelsen og de individuelle opgaver. Ifølge Eva Bjerrum er det en vane, der er videreført fra industrisamfundet, hvor der er fokus på produktet, mens det uplanlagte ikke nødvendigvis betragtes som arbejde.
Eva Bjerrum har gjort sig flere gode overvejelser, som jeg synes er relevant at nævne. I en artikel i Børsens Ledelseshåndbøger skriver hun blandt andet, at arbejdspladsen ikke længere er et sted.
Arbejde i teams på tværs af afdelinger kræver en anden fleksibilitet i arbejdsrummet. Det samme gør projektorienteret arbejde og for nogle er man måske så vidt, at man har flere chefer alt afhængig af arbejdsopgaver.
I artiklen bemærker hun, at data og information samlet ved hjælp af IT ikke er viden. Viden handler om mennesker. Det handler om at skabe forudsætninger og betingelser for videndeling med det fysiske rum som redskab. Åbenhed og gennemsigtighed i indretning og møbler understøtter medarbejderes deltagelse og interaktion.
Eva Bjerrum bemærker, at cellekontorer understøtter fordybelse, mens åbne rum skaber interaktion. Hun foreslår derfor, at kontorindretningen bliver aktivitetsbaseret. Halvdelen af ens tid foregår alligevel ikke ved bordet, som jeg ellers indledningsvis påberåbte som motivation for at tale om dette emne. Der er både interne og eksterne møder, og uformelle såvel som formelle konversationer, der alle sker andre steder end netop ved ens skrivebord.
I artiklen har hun også gengivet DEGWs model for aktivitetsbaseret arbejde. Den minder på nogle punkter om den grafiske illustration jeg har fundet i en (salgs)præsentation fra ”Utilities Council of IFMA”. Fælles er, at forskellige typer arbejde udføres på forskellige pladser.
Afslutning
Det er udmærkede og værdifulde overvejelser. Men DEGWs model mangler at tage højde for menneskets psykologi og inddrager ikke følelser. F.eks. har jeg svært ved at se at folk kan føle, at de ”hører til” et sted?
Endvidere synes jeg stadig vægten ligger på funktionalitet og resultaterne stadig er i stil med hvad der passer ind i industrisamfundet.
Men på den anden side er ovenstående mere end blot ideer til god indretning fra Allbusiness.com som var det første link jeg fandt via Google. Her er ideerne 1) farvelæg væggene, 2) hæng kunst op på væggene. 3) placer grønne planter, og 4) udvælg ikke konservative og ”blanke” møbler.
Del 1 har haft til formål at skitsere de eksiterende fokusområder, når der tales og tænkes kontorindretning og arbejdsmiljø. Det er min hensigt, at skrive en opfølgning (del 2), hvor jeg vil fokusere på hvad kontorindretning idag også bør have interesse for.
